Klimafreundliche Dienstreisen

Der Besuch von Konferenzen, wissenschaftlicher Austausch oder die Durchführung von Projekten mit bundesweiten und internationalen Partner*innen - dies alles ist ein wichtiger Bestandteil des akademischen Arbeitens. Die Treibhausgas-Emissionen, die aus Mobilität resultieren, tragen jedoch erheblich zum CO2eq-Fussabdruck einer Universität bei. Insbesondere der Flugverkehr ist zudem durch den Ausstoß von Partikeln, Schwefel- und Stickoxiden, Wasserdampf und anderen Emissionen vor allem in großen Flughöhen klimaschädlich. Manche Destinationen sind nur mit dem Flugzeug erreichbar, viele aber auch mit Bus oder Bahn. Die Bahn weist im Durchschnitt eine deutlich bessere Emissionsbilanz auf als das Flugzeug oder der PKW: So fallen laut Umweltbundesamt bei Inlandsflügen 271 Gramm Treibhausgas-Emissionen pro Personenkilometer an, der PKW liegt bei 162 Gramm pro Personenkilometer, die Bahnreise fällt nur mit 46 Gramm pro Personenkilometer ins Gewicht.

Mit dem Ziel der Klimaneutralität bis 2035 vor Augen ist an der HHU zum 1. Januar 2023 die Richtlinie für umweltfreundliche Dienstreisen in Kraft getreten. Wann immer möglich, sollen Dienstreisen durch digitale Formate ersetzt werden, d.h. bei jeder Dienstreise soll in einem ersten Schritt hinterfragt werden, ob diese notwendig ist oder sich ein Austausch nicht auch im digitalen Rahmen realisieren lässt. „Grüne“ Verkehrsmittel werden über eine generelle Dienstreisegenehmigung privilegiert. Der Wegfall des Genehmigungslaufes bringt Reisenden eine Vereinfachung und somit auch eine Beschleunigung bei der Umsetzung ihrer Dienstreise. So wird klimaschonendes Reisen belohnt. Flugreisen sind innerhalb eines Radius von 500 km vom Dienstort in der Regel untersagt. Für unvermeidbare Dienstreisen mit dem Flugzeug werden die hierdurch verursachten Treibhausgas-Emissionen künftig über einen universitären Klimaschutzfonds kompensiert. Gespeist wird der Fonds aus der verpflichtenden Einzahlung eines entsprechenden Pauschalbetrages je Dienstreise. Die damit zur Verfügung stehenden Mittel werden für Klimaschutzmaßnahmen an der HHU eingesetzt.

Wir werden an dieser Stelle regelmäßig über die umgesetzten Projekte informieren.

Die Richtlinie für umweltfreundliche Dienstreisen ist zum 1. Januar 2023 in Kraft getreten und gilt für Dienstreisen, die über die HHU finanziert und über die zentrale Universitätsverwaltung abgerechnet werden.

Für Dienstreisen zu Geschäftsorten, die innerhalb eines Radius von 500 km vom Dienstort liegen (bezogen auf Kontinentaleuropa), wird die Benutzung des Flugzeugs ausgeschlossen.
Nur in Ausnahmefällen können Flugkosten zu den o.a. Geschäftsorten erstattet werden (s. Ausnahmen).
Bei der Benutzung der Verkehrsmittel Bahn, Bus, öffentlicher Personennahverkehr sowie Fahrrad gilt eine generelle Dienstreisegenehmigung und es ist kein Dienstreiseantrag bei der Reisestelle erforderlich (s. generelle Dienstreisegenehmigung).
Generell gilt, dass jede*r vor Antritt einer Dienstreise prüfen sollte, ob diese vermieden oder durch digitale Kommunikationsmittel ersetzt werden kann.

Bei der Benutzung der Verkehrsmittel Bahn, Bus, öffentlicher Personennahverkehr sowie Fahrrad ist zukünftig kein Dienstreiseantrag bei der Reisestelle erforderlich.
Dies gilt ebenso für Dienstreisen von bis zu zwei Tagen Dauer unabhängig von der Verkehrsmittelwahl.
Die Zustimmung zu einer Dienstreise erfolgt in diesen Fällen durch die/den Vorgesetze*n. Alle Mitarbeiter*innen sind grundsätzlich weiterhin verpflichtet, ihre direkten Vorgesetzen vorab über anstehende Dienstreisen zu informieren und deren Zustimmung einzuholen.
Die Erstattung der Reisekostenvergütung erfolgt über das Dienstreise-Portal der HHU.
Für Dienstreisen, die von der generellen Dienstreisegenehmigung nicht erfasst sind (Flugreisen oder Reisen mit dem Pkw), muss ein Dienstreiseantrag über das Dienstreise-Portal gestellt werden.
Für Angehörige der Medizinischen Fakultät gilt die generelle Dienstreisegenehmigung nicht.

Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind relevant. Doch wer die Bahn wählt, bekommt die höheren Kosten erstattet – auch wenn die Bahnreise teurer als die Flugreise ist. Neben der eigentlichen Fahrt können das auch zusätzliche Übernachtungen oder Tagegelder sein.
Ab einer Fahrtdauer (der Bahnfahrt) von zwei Stunden können bei einer Bahnreise auch die Kosten der 1. Klasse erstattet werden.

Für Dienstreisen zu Geschäftsorten, die innerhalb eines Radius von 500 km vom Dienstort liegen, wird die Benutzung des Flugzeugs in der Regel ausgeschlossen (bezogen auf Kontinentaleuropa, d.h. London ist von dieser Regelung ausgenommen). Häufig angesteuerte Dienstreiseziele, die in diesen Radius fallen, sind z.B. Berlin, Dresden, Frankfurt, Hamburg, Stuttgart, München, Amsterdam, Brüssel, Paris oder Zürich. Falls Unsicherheiten bestehen, ob das Reiseziel in den 500-km-Radius fällt, hilft der Kartenradiusrechner calcmaps.com weiter.

Von den Regeln abweichend kann ein Flugzeug ausnahmsweise genutzt werden, wenn sich die Dauer der Reise erheblich reduziert und dadurch zwingende Familienpflichten wahrgenommen werden können – etwa bei zu betreuenden Kindern oder pflegebedürftigen nahen Angehörigen. Auch bei gesundheitlichen Beeinträchtigungen (etwa Schwerbehinderung mit einem Grad von mindestens 50 oder Mobilitätseinschränkungen) kann es mitunter unzumutbar sein, Bahn oder Bus zu nehmen. Im Zweifelsfall hilft es, vorab die Reisekostenstelle zu fragen.
Die Entscheidung über die Ausnahmebewilligung trifft die oder der Vorgesetze.

Aufgrund ihrer hohen Klimawirkung müssen alle Flugreisen durch die/den Reisenden kompensiert werden.
Zur Vereinfachung der Verwaltungsabläufe erfolgt die Kompensation zunächst in Form von Pauschalbeträgen nach Entfernungskategorien. Die u.a. Beträge verstehen sich als Gesamtbeträge für Hin- und Rückflug:

Für interkontinentale Flüge sind 100€ zu leisten.
Für alle anderen Flüge sind 30€ zu leisten (einschließlich Vereinigtes Königreich und Irland)

Die Kompensationszahlungen sind von der Organisationseinheit zu tragen, die die Dienstreise finanziert. Die Kompensationszahlung ist aus Haushaltsmitteln zu leisten.
Zur Veranlassung der Kompensation übersenden Reisende bitte den ausgefüllten Antrag Budgetverlagerung Klimaschutzfonds per E-Mail an die Abteilung D5.3 Finanzplanung und Controlling .
Räumen Drittmittelgeber die Möglichkeit zur Abrechnung von Kompensationszahlungen ein (z.B. DFG), so erfolgt die Kompensation entsprechend des festgeschriebenen Verfahrens des Drittmittelgebers und nicht über den universitären Klimaschutzfonds. Andernfalls erfolgt auch hier die Kompensation über den universitären Klimaschutzfonds aus Haushaltsmitteln der Organisationseinheit, in der die Dienstreise erfolgt.

Für interkontinentale Flüge sind 100 Euro, für alle anderen Flüge 30 Euro als Kompensationzahlung zu leisten. Wird jeweils nur die Hin- oder die Rückreise per Flugzeug getätigt, reduziert sich der Betrag um die Hälfte.

Ja. Wenn Sie eine gebündelte Kompensationszahlung (für mehrere Reisen oder mehrere Reisende) vornehmen möchten, dann ergänzen Sie bitte das Budgetverlagerungsformular um eine Zusammenstellung in Excel mit den folgenden Informationen: Name der/des Reisenden, Reiseziel, Datum der Reise sowie Kompensationsleistung. Senden Sie diese Übersicht bitte gemeinsam mit dem Antragsformular zur Budgetverlagerung an planung@hhu.de.

Räumen Drittmittelgeber die Möglichkeit zur Abrechnung von Kompensationszahlungen ein, so erfolgt die Kompensation entsprechend des festgeschriebenen Verfahrens des Drittmittelgebers und nicht über den universitären Klimaschutzfonds der HHU. Räumen Drittmittelgeber diese Möglichkeit nicht ein, erfolgt die Kompensation als Budgetverlagerung in den universitären Klimaschutzfonds aus Haushaltsmitteln der Organisationseinheit, in der die Dienstreise erfolgt.

Im Falle einer Förderung durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) können CO₂-Emissionen, die durch Dienstreisen in einem geförderten Forschungsvorhaben entstehen, in eigener Verantwortung durch den Erwerb von CO₂-Zertifikaten kompensiert werden. Die Kompensation erfolgt nicht zentral über die HHU, der Zertifikaterwerb obliegt dem/der Reisenden. Die Kompensation kann entsprechend der DFG-Verwendungsrichtlinien z.B. über Atmosfair als ein vom Bundesumweltamt unterstützter Anbieter vorgenommen werden. Für weitere Informationen schauen Sie gerne in das Merkblatt DFG - Deutsche Forschungsgemeinschaft - CO2-Kompensation DFG-Geförderte .

Aus dem Klimaschutzfonds werden ausschließlich Projekte finanziert, die an der HHU einen Beitrag zur CO2-Reduktion leisten und die nicht bereits über Haushalts- oder andere Mittel finanziert werden.
Die Höhe der Einzahlung in den Fonds ist abhängig von der zurückgelegten Strecke. So werden für die Hin- und Rückreise mit einem Interkontinentalflug künftig 100 Euro, für alle anderen Flüge 30 Euro fällig, die aus den laufenden Haushaltsmitteln des jeweiligen Universitätsbereichs in den Klimaschutzfonds eingezahlt werden. Die Höhe der Pauschalbeträge wird jährlich überprüft und ggfs. angepasst.
Alle Mitglieder der Universität können dem Heine-Center for Sustainable Development Vorschläge für die Mittelverwendung einreichen.
Hierzu senden Angehörige der HHU bitte eine kurze Projektskizze mit den folgenden Angaben per E-Mail an : Projektidee, erwarteter Beitrag zur CO2-Reduktion, Kostenschätzung sowie Ansprechpartner*in mit Kontaktdetails
Alle Projektvorschläge werden durch das HCSD und bei Bedarf weitere Fachabteilungen im Hinblick auf ihr Potential zur CO2-Minderung und ihre Umsetzbarkeit geprüft, nach Prüfung der Vorschläge entscheidet der Kanzler über die Mittelverwendung.
Der Klimaschutzfonds wird jährlich evaluiert.

Auf den Webseiten der Reisestelle der HHU erhalten Beschäftige vielfältige Informationen zu Dienstreisen und Fortbildungsreisen.
Ein umfangreicher Leitfaden der Reisestelle informiert über alle wesentlichen Regelungen zur Dienstreisegenehmigung und -abrechnung an der HHU inkl. hilfreichen Tipps und Hinweisen für das Antragsverfahren.
Wenn die gesuchten Informationen auf diesen Seiten nicht zu finden sind sowie bei Anregungen und Tipps gern eine E-Mail an .

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